Endringsmelding
Jobben endrer seg underveis. Kunden vil ha downlights på vaskerommet, eller det dukker opp råte bak flisene. Da skriver du ikke om det tilbudet kunden alt har godkjent. Du lager en endringsmelding: et eget tilbud for det som kommer i tillegg, med egen pris og egen godkjenning, knyttet til tilbudet det endrer.
Hva en endringsmelding er
En endringsmelding er et helt vanlig tilbud. Den har eget tilbudsnummer, egen status, egne poster, og sendes, godkjennes og faktureres som alle andre tilbud. Det eneste som skiller den ut, er at den peker tilbake på tilbudet den endrer: i toppen står stempelet Endringsmelding og lenken Endrer tilbud #N · navn tilbake til originalen.
Det opprinnelige tilbudet står urørt. Summen der blir ikke rørt, og ingen total legger de to sammen — kunden godkjenner og betaler hver for seg. Det er ikke det samme som å sende tilbudet på nytt; det er et nytt dokument for det som er nytt.
Lag en endringsmelding
Du lager den fra tilbudet som endrer seg — uansett om det er utkast, sendt eller godkjent:
- Åpne tilbudet, trykk ⋯ og velg Lag endringsmelding.
- Ruten Ny endringsmelding åpner seg. Øverst står Endrer med tilbudet den gjelder.
- Gi den et Navn — for eksempel «Downlights på vaskerommet». Navnet må fylles ut.
- Skriv Hva endres? — hva kunden har bedt om, og hva som kommer i tillegg. Teksten blir beskrivelsen i endringsmeldingen, og du kan endre den etterpå.
- Velg hvor postene starter: Start uten poster, så legger du inn alt selv, eller Ta utgangspunkt i poster fra #N og huker av linjer fra originalen. De kommer med navn, enhet og pris, men antallet starter på 0 — så du skriver bare inn det som kommer i tillegg, og den opprinnelige jobben faktureres aldri på nytt.
- Trykk Lag endringsmelding.
Da lages et nytt tilbud med eget nummer, som utkast, med firmaets oppsett og samme kunde, kontakt, adresse og jobb som originalen. Derfra jobber du i det som i et hvilket som helst tilbud: justerer poster og priser, forhåndsviser og sender.
Et par ting å vite:
- Du kan lage en endringsmelding fra et tilbud i hvilken som helst status, også et utkast.
- Du kan ikke lage en endringsmelding av en endringsmelding — den peker alltid tilbake på et vanlig tilbud.
- Foreløpig regner en endringsmelding bare med tillegg: antall og priser står på null eller mer. Skal noe trekkes fra, er det ikke støttet ennå.
Følg endringsmeldingene fra tilbudet
Det opprinnelige tilbudet holder oversikten. Under postene ligger bolken Endringsmeldinger med hver endringsmelding tilbudet har fått — hver med sin status og sin sum, men uten en felles total. Merket ⓘ ved overskriften (Vis forklaring om endringsmeldinger) forklarer dem: «Egne tilbud med egen status og sum. Summen i dette tilbudet står som den er.»
Har tilbudet ingen ennå, står det: «Ingen endringsmeldinger. Endrer jobben seg, lager du en endringsmelding med egen pris og godkjenning, og den blir stående her.» Trykk en rad for å åpne endringsmeldingen. I tilbudsoversikten kjenner du dem igjen på det samme stempelet.
Send, godkjenn og fakturer
En endringsmelding sendes som et tilbud: du forhåndsviser PDF-en, velger mottakere og sender. På dokumentet står Endringsmelding nr. og Gjelder med nummeret på tilbudet den endrer, så kunden ser hva den hører til. Godkjenningssiden kunden får, kaller dokumentet «Endringsmelding». Kunden godkjenner den for seg, uavhengig av det opprinnelige tilbudet, og du fakturerer den som et hvilket som helst godkjent tilbud.
Hvilket prosjekt den hører til
En endringsmelding starter i samme prosjekt som tilbudet den endrer. Flytter du tilbudet til et prosjekt, spør prosjektruten om endringsmeldingene skal følge med: de som står alene eller i samme prosjekt er haket av, mens de som ligger i et annet prosjekt står for seg og umerket. Under Ta med endringsmeldinger velger du hvilke som flyttes med — resten blir der de er.
Mer om å skrive og sende selve tilbudet: tilbud på befaring.