Kreditnotaer
En faktura er sendt, og så viser det seg at noe ble feil: for mye fakturert, en jobb som ble avbestilt, eller en regning som skulle vært en annen. En sendt faktura sletter du ikke — du krediterer den. Kreditnotaen er motstykket til fakturaen: den fører beløpet tilbake i regnskapet, og kunden har svart på hvitt at kravet er trukket. Tredco lager den for deg, og du kan kreditere hele fakturaen eller bare en del.
Krediter en faktura du har sendt
Åpne fakturaen som en sak i regnskapet. Blant handlingene på saken ligger Krediter faktura. Trykk på den, så åpner skjemaet seg rett under:
- Beløp inkl. mva er allerede fylt ut med det som gjenstår å kreditere. Skal du kreditere hele fakturaen, lar du det stå; skal du bare kreditere en del, skriver du inn beløpet. Maks viser hvor mye som er igjen å kreditere.
- Skriv gjerne en kort Begrunnelse — den er valgfri, men gjør det lettere å huske hvorfor senere.
- Se over forutsigelsen rett under feltene. Den viser hva kreditnotaen blir: Linjer, Netto, Mva og Reduserer utestående — tallene du ser er tallene som føres. Ble fakturaen importert med øreavrunding fra et tidligere system, står den som en egen linje Øreavrunding.
- Kan kunden nås, velger du under Send til kunden som om kreditnotaen skal gå som EHF eller på e-post. Har kunden verken e-post eller EHF, sier Tredco fra, og du kan bare bokføre den nå og sende den senere.
- Over knappene står det hva som skjer: kreditnotaen bokføres når du utsteder den, og det kan ikke angres. Trykk Utsted og send for å bokføre og sende i samme handling, eller Utsted uten å sende for bare å bokføre. Ett trykk er nok — det er ingen ekstra bekreftelse.
Kreditnotaen bokføres med dagens dato, og den kan ikke angres.
Hele eller en del
Krediterer du hele fakturaen, speiler kreditnotaen alle fakturalinjene med motsatt fortegn. Krediterer du bare en del, blir det én linje med samme mva-sats som fakturaen. Har fakturaen flere mva-satser, kan den her bare krediteres i sin helhet.
Har kunden allerede betalt?
Har kunden betalt fakturaen før du krediterer den, kan det ikke lenger trekkes fra et utestående krav. Da viser forutsigelsen Til gode for kunden, og beløpet blir stående som et tilgodehavende kunden har hos deg. Å betale det tilbake eller motregne det mot en senere faktura er et eget steg — kreditnotaen i seg selv flytter ingen penger ut.
Send kreditnotaen til kunden
Valgte du Utsted og send, er kreditnotaen både bokført og sendt på kanalen du valgte. Gikk sendingen ikke gjennom, er kreditnotaen likevel utstedt, og du sender den på nytt fra saken.
Valgte du Utsted uten å sende, er kreditnotaen bokført, men har ennå ikke gått til kunden. På saken ligger Send kreditnota — den sender kreditnotaen på samme måte som en vanlig faktura og ber deg bekrefte før den går ut. Trenger kunden en påminnelse senere, bruker du Send oppfølging.
Hva fakturaen viser etterpå
Dekker kreditnotaene hele fakturaen, skifter fakturaen merke til Kreditert — ikke Betalt. Da står det ingenting utestående, og saken forklarer det med «Kreditert i sin helhet. Ingenting står utestående.»
Krediterte du bare en del, reduseres det utestående med kreditnotaens beløp, og resten står igjen som før. Betalte kunden en del og du krediterte resten, leses fakturaen fortsatt som betalt.
Kreditnotaene henger sammen med fakturaen begge veier: på fakturaen finner du dem under de tilknyttede dokumentene, og åpner du en kreditnota, viser den hvilken faktura den gjelder.
Når en faktura ikke kan krediteres her
Er fakturaen importert fra et tidligere system uten sin mva-fordeling, er Krediter faktura ikke tilgjengelig — en kreditnota ville ikke hatt noen mva å føre tilbake. Tredco sier fra: «Fakturaen er importert uten mva-fordeling, så den kan ikke krediteres her.» Importerte fakturaer med ekte linjer kan krediteres som vanlig.
Rakk noen andre å kreditere fakturaen i mellomtiden, ber Tredco deg sjekke beløpet og prøve på nytt, så du aldri krediterer det samme to ganger.
Kreditnota fra en leverandør
Krediterer en leverandør deg, kommer kreditnotaen samme vei som fakturaene — lest inn automatisk over EHF. Den kommer som en sak merket Kreditnota fra leverandør, med hvilken faktura den krediterer.
Godkjenner du den, føres den mot den opprinnelige fakturaen, om den er registrert i Tredco. Den opprinnelige regningen leses etterpå som Kreditert, og hadde den ligget klar til betaling i betalingskøen, trenger den ikke lenger betales. Krediterer leverandøren mer enn det som sto igjen å betale, blir differansen stående til gode hos leverandøren — tilbakebetaling eller motregning er et eget steg.
Vil du se hvordan et bilag godkjennes før det føres, se Godkjenne bokføringen. Hele bildet av faktura inn og ut ligger i Faktura og regnskap.