Firmainnboks

Leverandørene sender fakturaer på e-post, regnskapsføreren ber om et bilag, og kvitteringene hoper seg opp i innboksen din. Firmainnboksen gir firmaet én fast e-postadresse du kan videresende alt slikt til — så leser assistenten det inn, arkiverer det og fører bilaget, akkurat som når du fotograferer en kvittering i felt.

Du finner den under Firmaet i innstillingene, som raden Firmainnboks.

Sett opp adressen

Firmaet velger sin egen adresse. Tredco foreslår en ferdig, men du kan skrive din egen — for eksempel faktura eller firmanavnet.

Adressen bruker små bokstaver, tall og enkle bindestreker. Trenger du å bytte den senere, legg til den nye adressen først og deaktiver den gamle — da får dere en myk overgang, og de som har lagret den gamle adressen får beskjed om at den ikke virker lenger.

Hvem får sende inn

Ikke hvem som helst kommer inn — bare avsendere firmaet stoler på. Alle på laget er alltid tillatt, uten at du løfter en finger. Under Tillatte avsendere ser du Ansatte øverst, og under Lagt til av firmaet legger du til de andre du vil slippe inn:

• Regnskapsføreren som sender deg bilag
• Leverandører som fakturerer på e-post
• En privat adresse du sender fra selv

Trykk Legg til avsender og skriv inn adressen. Du kan også tillate et helt domene (firma.no), men da slipper alle som sender derfra inn — så offentlige e-postleverandører som gmail.com kan ikke tillates som domene; der legger du inn den nøyaktige adressen i stedet.

Se hva som kom inn

Under Siste e-post ser du alt som har kommet til adressen, med et merke på hver:

Arkivert — lest inn og lagt på plass.

Behandles — assistenten jobber med den nå.

Trenger svar — assistenten mangler noe fra deg (se under).

Avvist — avsenderen sto ikke på listen, eller adressen var deaktivert.

Kom en e-post fra en avsender du kjenner, men den ble avvist? Trykk Tillat denne avsenderen rett på raden, og videresend e-posten på nytt — så behandles den.

Når assistenten trenger et svar

Noen ganger klarer ikke assistenten å plassere en e-post på egen hånd — den mangler et svar fra deg. Da får de som styrer firmainnstillingene et pushvarsel, En e-post trenger din oppmerksomhet, og e-posten står som Trenger svar i loggen. Du svarer rett i appen, og assistenten behandler e-posten på nytt. Slår du dette varselet av eller på under varsler.

Hvem kan endre hva

Alle på laget kan se firmainnboksen, kopiere adressen og svare på assistentens spørsmål — for hvem som helst kan sitte på svaret. Men å legge til og fjerne adresser og avsendere er det bare eieren og administratorene som gjør. Ser du ingen knapper til å endre, er det derfor — du kan fortsatt bruke innboksen fullt ut.

Alt som kommer inn her, ender som ryddige bilag i regnskapet. Se faktura og regnskap for hva som skjer videre med en leverandørfaktura.