Henvendelser

Leverandøren sender en faktura, en kunde svarer på et tilbud med et bilde, og en som fant deg på nett fyller ut skjemaet. Alt slikt — det folk sender inn til firmaet — samler Tredco i én liste: Henvendelser. Hver henvendelse ligger akkurat slik den kom, med teksten og alle vedlegg. Ingenting skjer med den av seg selv; du får bare beskjed om at den kom (se Varsler). Du åpner en, og så skriver du til assistenten hva du vil ha gjort — på nøyaktig samme måte som når du fotograferer en kvittering i felt.

Åpne listen

Når noe nytt har kommet inn, ligger kortet nye henvendelser i bunken på startsiden for en ny chat — med hvor mange som er nye og hvor lenge den eldste har ventet. Trykk på det, så åpner lista ved siden av samtalen. Lista finner du også alltid først i Visninger, under Salg — eller be assistenten om den.

Hver rad viser hvor henvendelsen kom fra, med et merke:

E-post — videresendt til firmaadressen.

Kundelenke — fylt ut via lenken du delte.

Skjema på nettsiden — sendt fra skjemaet på nettsiden din.

Raden sier også hvor mange vedlegg som fulgte med, og hvor laget står med den: Ny eller Påbegynt, med hvem som begynte. Lista viser de nye og de påbegynte. De som er Ferdig, finner du med filteret Status over lista, slik som på tilbudene.

Åpne en henvendelse

Trykk på en rad, så åpner den seg med alt som kom inn: teksten slik den ble skrevet, hvem den er fra (fra skjemaet: Navn, E-post, Mobil og Kundens adresse), og hvert vedlegg som fulgte med. Kundens adresse er der kunden bor eller holder til — ikke nødvendigvis der jobben er. Bilder og PDF-er kan du bla i på stedet; alt annet laster du ned med Last ned original. Kom en e-post, ligger originalen der også, uendret.

Vedleggene beholdes akkurat som de kom. Var en fil for stor eller tom, sier henvendelsen det rett ut — For stor, Tom eller Ikke lagret — så du vet at den ikke forsvant i det stille, men må sendes på en annen måte.

Øverst står en linje som sier hva assistenten rekker over: «Når du skriver om denne, kan assistenten lese teksten» — og hvor mange av vedleggene den kan lese med. Det er dette som gjør resten enkelt.

Skriv hva du vil gjøre

Vet du ikke helt hvor du skal begynne, trykk Behandle henvendelsen — på raden i lista eller øverst i henvendelsen. Da åpnes den, og chatten får en kort start du kan skrive videre på: «Hjelp meg med å behandle denne henvendelsen:». Ingenting sendes før du sender det selv, og det du allerede har skrevet, blir stående. Var henvendelsen ny, blir den samtidig Påbegynt med navnet ditt, så resten av laget ser at noen har tatt den — og den går ut av kortet på startsiden.

Statusen står rett under tittelen i henvendelsen, og du endrer den der, som på et tilbud: Ny, Påbegynt eller Ferdig. Jobber du med en henvendelse utenfor chatten, for eksempel på telefon, velger du Påbegynt. Ble det likevel ikke noe av, setter Ny den tilbake på kortet. Statusen er bare til informasjon: alle kan fortsatt åpne og behandle den. Å åpne eller lese en henvendelse endrer ingenting.

Når du har en henvendelse åpen, skriver du bare i chatten hva som skal skje. Assistenten leser teksten og de vedleggene den rekker over, og tar dem med videre som vanlige vedlegg til det du ber om:

• «Før denne fakturaen» — bilaget havner i regnskapet.
• «Lag et tilbud på dette» — bildene og beskrivelsen følger med inn i tilbudet.
• «Legg denne til som ny kunde» — navn og kontakt fylles ut for deg.

Du trenger ikke laste noe ned og opp igjen. Henvendelsen er utgangspunktet, og assistenten jobber videre fra den.

Er du ferdig med en? Velg Ferdig. Den går ut av lista, men alt er beholdt, og du finner den med filteret Status. Trengs den igjen, velger du Påbegynt, og den er tilbake med den som begynte på den først. En ferdig henvendelse har ingen Behandle henvendelsen-knapp; det er statusen som åpner den igjen.

Kom noe inn som ikke hører hjemme der, for eksempel reklame, sletter du det med Slett henvendelse under ⋯ øverst i henvendelsen. Du trykker to ganger, så ingenting forsvinner ved et uhell. Det slettes ikke for godt: henvendelsen ligger under Slettede nederst i lista, der du kan åpne den og lese den, men ikke endre den. Gjenopprett henter den tilbake med den statusen den hadde.

Ta imot henvendelser

Det er tre veier inn, og alt ender i den samme lista. Du styrer dem under Ta imot henvendelser.

• Kundelenke. En egen nettside med et skjema, som du sender til kunder på SMS eller e-post. Trykk Slå på kundelenken for å ta den i bruk, og Ny lenke hvis du vil bytte den ut — da slutter den gamle å virke. Under Send lenken på SMS velger du land, skriver kundens mobilnummer og ser meldingen akkurat slik kunden får den før du trykker Send lenken.
• Skjemaet ber kunden om e-post og mobilnummer, adressen sin (gateadresse, postnummer og poststed) og hva det gjelder; navn og vedlegg er valgfrie. Mens kunden skriver gateadressen, kan skjemaet foreslå adresser fra Google — kunden kan alltid skrive adressen selv.
• Videresend e-post. Firmaets egen adresse i Tredco. Videresend en faktura eller en kvittering dit, så kommer teksten og alle vedlegg med. Adressen setter du opp under Firmainnboks (se under).
• Skjema på nettsiden. Den samme kundelenken, lagt rett inn på nettsiden din. Kopier Kode for nettsiden og lim den inn. Skjemaet vises som en egen side i en ramme, så det ser likt ut uansett hvilken nettside du har. Slå på kundelenken først — det er den skjemaet bygger på.

Sett opp firmaadressen

E-postveien trenger en adresse. Den finner du under Firmaet i innstillingene, som raden Firmainnboks.

Firmaet velger sin egen adresse. Tredco foreslår en ferdig, men du kan skrive din egen — for eksempel faktura eller firmanavnet.

Adressen bruker små bokstaver, tall og enkle bindestreker. Trenger du å bytte den senere, legg til den nye adressen først og deaktiver den gamle — da får dere en myk overgang, og de som har lagret den gamle adressen får beskjed om at den ikke virker lenger.

Hvem får sende inn

Som standard kan alle som har adressen, sende til den. Det som kommer inn, blir bare lagt i Henvendelser — ingenting skjer med det av seg selv. Søppelfilter og avsenderkontroll gjelder fortsatt, men stopper ikke alt.

Vil du snevre inn, slår du av Ta imot e-post fra alle under Tillatte avsendere. Da slipper bare laget og avsendere firmaet kjenner inn. Alle på laget er alltid tillatt. Under Lagt til av firmaet legger du til de andre — regnskapsføreren som sender bilag, leverandører som fakturerer, eller en privat adresse du sender fra selv. Trykk Legg til avsender og skriv inn adressen. Et valg du har gjort, står til du endrer det.

Du kan også tillate et helt domene (firma.no), men da slipper alle som sender derfra inn — så offentlige e-postleverandører som gmail.com kan ikke tillates som domene; der legger du inn den nøyaktige adressen i stedet.

Varsel når noe kommer inn

Når en henvendelse kommer inn, får alle på laget beskjed: som varsel på telefonen hvis du har slått på varsler i appen, ellers på e-post. Trykker du på varselet eller lenken, åpnes henvendelsen. E-posten sier bare at noe er kommet — ikke hva kunden skrev. Videresender du noe selv, får du ikke varsel om din egen e-post.

Vil du heller ha det på en annen måte, går du til Varsler i innstillingene og velger Nye henvendelser: Push, E-post eller Av.

Hvem kan endre hva

Alle på laget kan se Henvendelser, åpne det som kom inn, endre statusen, slette og gjenopprette, og skrive til assistenten om det. Men å legge til og fjerne adresser og avsendere, og å slå kundelenken av og på, er det bare eieren og administratorene som gjør. Å sende lenken på SMS kan alle som har lov til å sende e-post for firmaet. Ser du ingen knapper til å endre, er det derfor — du kan fortsatt bruke henvendelsene fullt ut.

En leverandørfaktura du videresender hit, blir til en henvendelse du åpner og ber assistenten føre. Se faktura og regnskap for hva som skjer videre med bilaget.