Godkjenne bokføringen

Agenten fører ikke noe på egen hånd. Når en kvittering, en betaling eller en faktura skal inn i regnskapet, kommer den først som et forslag til deg. Du ser hva som blir ført og hvorfor, og så sier du ja eller nei. Du trenger ikke kunne kontoplanen — men du har siste ord.

Slik ser et bokføringsforslag ut

Forslaget kommer som et kort i samtalen, merket Forslag til bokføring. Øverst står hva det gjelder og beløpet — med minus foran en Utgift og pluss foran en Inntekt — sammen med datoen og MVA-satsen.

Under ligger Begrunnelse: agentens forklaring på hvorfor den mener dette skal føres slik. Det er her du raskt ser om forslaget treffer, uten å måtte grave i tallene.

Har du fotografert en kvittering i felt, står den som Bilag vedlagt på kortet, allerede knyttet til forslaget.

Se hele bokføringen

Nederst på kortet ligger Bokføring sammenslått — den navngir kontoene, så du ser hvor pengene går uten å åpne noe. Trykker du på den, folder hele føringen seg ut som en vanlig dobbel bokføring:

Konto — kontoen bevegelsen føres på, med kontonummer og navn.

Debet og Kredit — beløpet fordelt på begge sider.

Sum — nederst, der debet og kredit møtes og går i balanse.

Stemmer summene, er bilaget klart. Gjør de ikke det, får du aldri godkjent et forslag som ikke balanserer.

Godkjenn — eller si fra

Er du fornøyd, trykker du Godkjenn. Kortet skifter til Bokfører... et øyeblikk og lander på Bokført. Kortet blir stående i samtalen med hele føringen, så du alltid kan gå tilbake og se hva som ble gjort. Derfra kan du trykke Se bokføringen for å åpne bilaget, eller Angre om du ombestemmer deg.

Skurrer noe — feil konto, feil beløp, feil kunde — trykker du Noe stemmer ikke. Da blir forslaget Meldt til assistenten, og agenten kommer tilbake med et rettet forslag. Du forklarer med egne ord hva som er galt; du trenger ikke vite hva det skal rettes til.

Når noe mangler

Noen ganger vil agenten ha ett svar før den kan føre ferdig. Da spør kortet, med knappene rett på plass:

• Mangler kvitteringen, spør den Har du kvitteringen?. Du kan Last opp kvittering med det samme, velge Skaffer den senere, eller si Har ikke kvittering.
• Er det uklart hva utgiften gjaldt, spør den Hva var dette for noe?. Trykk Dette var til … og skriv det inn.
• Har ikke bankbevegelsen dukket opp ennå, venter forslaget på den — den kobler seg vanligvis på selv i løpet av et par dager. Vet du at den aldri kommer, trykker du Ikke betalt via bank? og velger Betalte privat, Betalte kontant, eller Hører ikke hjemme her hvis føringen ikke skal skje i det hele tatt.

Forslag som venter på et svar forsvinner ikke — de dukker opp igjen i arbeidslista når de er klare, så du kan ta dem når du har ro til det.

Slik havner alt — salg, kvitteringer, leverandørfakturaer og bank — i faktura og regnskap med bilaget ført. Fakturaer og kvitteringer du videresender, kommer inn samme vei via firmainnboksen.