Kalender og planlegging
Når laget vokser, holder det ikke lenger å ha uka i hodet. Kalenderen i Tredco viser hvem som jobber på hvilket prosjekt når, hvem som er ledig, og hvor mye laget har å gå på. Du åpner den fra assistenten — si «vis kalenderen» eller «hva skjer neste uke?» — eller går rett til kalenderen i appen.
Datoene er vanlige kalenderdager i firmaets uke, med mandag først. En ledig dag måles i dagsverk — ett dagsverk er én person en hel arbeidsdag (7,5 timer).
Din egen uke
Åpner du kalenderen som håndverker, ser du din egen uke: dine dager, avtalene dine time for time, og kollegene som er satt på de samme jobbene som deg. Du bytter uke med pilene, og I dag tar deg tilbake til inneværende uke. Er du på laget, kan du veksle mellom Min uke og Laget.
Kalenderen åpner alltid på Uke — også på telefonen. Vil du inn på én dag, trykker du dagen i toppen, så zoomer Dag inn på timene. Kolleger dukker bare opp på jobber dere deler — resten av det andre driver med, er ikke din sak.
Hver sin farge
Hver på laget har sin egen farge, og alle jobbene til den personen vises i den fargen — enten du ser din egen uke eller hele tavla. Initialene står først på blokka, så du ser hvem jobben er på selv i de tette telefonkolonnene. Fargen kommer automatisk fra første dag, men du kan velge den selv: åpne den ansattes kort i innstillingene, finn Farge i kalenderen og trykk en fargeprikk — eller Automatisk for å la Tredco velge. Fargen sier hvem jobben er på, ikke hva slags jobb det er.
Planleggerens tavle
Har du ansvar for å fordele arbeidet, gir Tavle deg hele laget på én skjerm: én rad per person, én kolonne per dag. Nederst står dagsverk per dag — hvor mange dagsverk som er ledige mot hvor mange laget har totalt. Da ser du med én gang hvem som har luft, og hvilke dager som er fulle.
Under tavla står tegnforklaringen for statusene — her er det mønsteret som teller, ikke fargen: en hel flate er Bekreftet, skravert er Avsatt – avventer kunde, og stripet er Utilgjengelig – uten årsak. Trenger du helga med, slår du på Vis helg.
Legg inn en jobb
Skal du sette noen på en jobb, trykker du Planlegg. Da åpner et kort der du bygger avtalen ovenfra og ned — på telefonen kommer det opp som en skuff nederst, løftet klar av tastaturet:
- Hva — velg Prosjekt og søk det opp i Søk prosjekt eller kunde …, eller velg Internt for verksted, kurs eller møte og skriv hva det gjelder.
- Hvem — huk av personene som skal på jobben. Er noen ledige den dagen, står det ledig ved navnet.
- Når — sett Start og hvor mange Dager jobben varer.
- Hvor mye — Hel dag, Formiddag, Ettermiddag, eller et fast Klokkeslett med Fra og Til.
- Legg gjerne ved et Notat til laget — «ta med stillaset» — og trykk Legg inn.
Du kan også gjøre det uten kortet: dra over tiden du vil planlegge rett i rutenettet, eller trykk for én time. Assistenten planlegger også for deg — be den om å «sette Ola på Storgata torsdag og fredag», så legger den fram forslaget til godkjenning.
Avsatt eller bekreftet
En jobb på et prosjekt med kunde starter som Avsatt — du har holdt av tiden, men venter fortsatt på kundens ja. Vet du at kunden er med allerede når du legger inn jobben, huker du av Kunden har bekreftet – legg inn som bekreftet med det samme, så står den som Bekreftet fra start.
Endre, bekreft eller fjern en jobb
Trenger noe å endre seg, trykker du blokka i kalenderen. Som planlegger åpner det samme kortet du la jobben inn i — nå med tittelen Endre avtalen og ferdig utfylt med prosjekt, folk, dager, tid og notat. Rett det som skal rettes: bytt Start for å flytte jobben til en annen dag, legg til eller ta bort folk, eller endre tiden. Har kunden sagt ja, huker du av Kunden har bekreftet. Trykk Lagre når du er ferdig — eller Fjern for å ta hele jobben bort.
Meld fravær
Skal du bort — syk, ferie, en dag fri — trykker du Meld fravær og velger dagene. Kalenderen vet da bare at du er utilgjengelig; ingen årsak lagres eller vises til noen. Angrer du, åpner du dagen og velger Fjern fraværet. Alle kan melde sitt eget fravær; planlagt arbeid er det bare en planlegger som endrer.
Beskjed når planen endres
Du trenger ikke stå og følge med på kalenderen selv. Blir du satt opp på en jobb, flyttet, bekreftet eller tatt av den, får du en pushvarsling på telefonen — trykker du på den, åpner kalenderen på riktig uke og dag. Planleggeren som gjorde endringen, får ingen beskjed om sitt eget arbeid. Melder noen på laget fravær, endrer eller avlyser det, går det en beskjed til planleggerne, slik at de kan planlegge rundt det.
Vil du styre dette, finner du de to bryterne under varsler i gruppa Kalender: Planen din endres og Noen på laget melder fravær. Begge er på fra start.
Hvem ser og planlegger
Hva du får gjøre i kalenderen følger rollen din: en Ansatt ser sin egen uke og kan melde eget fravær, mens Bas, Kontor og eieren ser hele tavla og planlegger for laget. Vil du styre hvem som kan hva, se teamet, roller og tilgang.
Kalenderen henter jobbene fra prosjektene dine — så alt begynner med et tilbud på befaring. Er du ikke i gang ennå, start med kom i gang.
Kom i gang med Tredco
Prøv Tredco gratis — de første 8 tilbudene er gratis, uten kredittkort.