Kalender og planlegging
Når laget vokser, holder det ikke lenger å ha uka i hodet. Kalenderen i Tredco viser hvem som jobber på hvilket prosjekt når, hvem som er ledig, og hvor mye laget har å gå på. Du åpner den fra assistenten — si «vis kalenderen» eller «hva skjer neste uke?» — eller går rett til kalenderen i appen.
Datoene er vanlige kalenderdager i firmaets uke, med mandag først. En ledig dag måles i dagsverk — ett dagsverk er én person en hel arbeidsdag (7,5 timer).
Din egen uke
Åpner du kalenderen som håndverker, ser du din egen uke: dine dager, avtalene dine time for time, og kollegene som er satt på de samme jobbene som deg. Kolleger dukker bare opp på jobber dere deler — resten av det andre driver med, er ikke din sak.
Øverst styrer du kalenderen: Visninger og kalendere (☰-knappen til venstre) åpner listen med visninger, månedsknappen midt på lar deg hoppe til en dato, pilene blar én periode av gangen, og I dag tar deg tilbake til inneværende dag. På telefonen kan du også dra fingeren sidelengs over hele kalenderen for å bla — mot venstre for neste periode, mot høyre for forrige, slik du er vant til fra kalenderen på telefonen. Det virker i alle visningene, både Dag, 3 dager, Uke og Måned; i timevisningene glir bare dagene forbi mens timekolonnen og ukenummeret står i ro.
Velg visning
Trykk ☰ og velg hvordan tida vises: Plan er en enkel liste over alt som er planlagt de neste fire ukene, Dag zoomer inn på én dag, 3 dager viser tre dager ved siden av hverandre, Uke hele uka, og Måned gir deg månedsrutenettet. I Måned løper ukenumrene nedover til venstre, ett for hver rad; trykker du et av dem, åpner akkurat den uka i Uke — på samme måte som et trykk på en dato tar deg til den dagen i Dag.
Visningen kalenderen åpner på, bestemmer du selv. Hver visning i menyen har en stjerne til høyre, og én av dem er alltid fylt. Har du ikke valgt noe, er den fylte stjerna den visningen som passer deg i dag — Laget for planleggere, 3 dager på telefonen og Uke på en bred skjerm. Vil du ha en annen fast, trykker du stjerna ved siden av den (Gjør Måned til standardvisning); da blir den din, lagret på deg og lik på alle enhetene dine, og den fylte stjerna sier Måned er standardvisningen. Åpner du kalenderen uten å be om noe bestemt, lander du der. Men ber du — eller assistenten — om en bestemt visning, vinner den likevel; holder du en jobb for å flytte den, åpner kalenderen alltid på timene; og ser du bare din egen uke, hopper den over en stjernemerket Laget. Ber du assistenten planlegge en jobb, åpner den kalenderen i den visningen som passer jobben best.
Hver sin farge
Hver på laget har sin egen farge, og en jobb vises i fargen til den den tilhører — enten du ser din egen uke eller hele laget. Er flere satt på samme jobb, viser blokka hele laget: de runde initialene deres ligger etter tida, hver i sin egen farge og stablet oppå hverandre med den første fremst, så du ser hvem som er på selv i de tette telefonkolonnene. Fargen kommer automatisk fra første dag, men du kan velge den selv: åpne den ansattes kort i innstillingene, finn Farge i kalenderen og trykk en fargeprikk — eller Automatisk for å la Tredco velge. Fargen sier hvem jobben er på, ikke hva slags jobb det er.
Laget — planleggerens oversikt
Har du ansvar for å fordele arbeidet, åpner kalenderen rett på Laget — og visningen ligger øverst i menyen under For planleggere. Den gir deg hele laget på én skjerm: én rad per person, med navnet og initialen festet til venstre mens dagene glir forbi. Inne i hver rad ligger dagen som en liten tidslinje, med hver jobb der den står på klokka. Du blar oppover og nedover gjennom folka og sidelengs gjennom tida.
Øverst velger du hvor langt du ser: Dag gir deg én dag over hele døgnet, så du kan legge inn jobber når som helst, og Uke viser hele uka innenfor arbeidstida. Trenger du helga med i ukevisningen, slår du på Vis helg.
Nederst står kapasiteten: Ledig mot hvor mange dagsverk per dag laget har totalt. Da ser du med én gang hvem som har luft, og hvilke dager som er fulle. Vil du sette inn en jobb rett på tavla, holder du fingeren litt på raden og drar sidelengs over timene — eller trykker for én time.
Under rutenettet står tegnforklaringen for statusene — her er det mønsteret som teller, ikke fargen: en hel flate er Bekreftet, skravert er Avsatt – avventer kunde, og stripet er Utilgjengelig – uten årsak. Vil du styre hvem sine kalendere som vises, bruker du Vis kalendere i menyen — huk av folk én og én, eller ta Vis alle eller Bare meg.
Legg inn en jobb
Skal du sette noen på en jobb, trykker du + Ny øverst (på telefonen den runde knappen nede til høyre). Da åpner kortet Ny avtale. Øverst velger du Avtale eller Fravær; en avtale bygger du ovenfra og ned:
- Knytt til og tittel — en avtale kan henge sammen med et prosjekt, et tilbud eller en henvendelse, men må ikke. Under Knytt til velger du Prosjekt, Tilbud eller Henvendelse og søker det opp. Alt arbeid hører til et prosjekt: kobler du til et tilbud eller en henvendelse som alt har et prosjekt, henger avtalen rett på det prosjektet. Feltet Tittel i kalenderen står alltid der: skriver du noe, er det den teksten kalenderen viser; lar du det stå tomt, viser kalenderen navnet på det du koblet til. Kobler du ikke til noe, blir avtalen intern og trenger en tittel — «Verksted», «Kurs», «Møte». Er noe allerede koblet, bytter du det med Bytt eller løsner det med Fjern.
- Finn eller lag det du mangler — i søket ligger prosjektene under Prosjekter, tilbudene under Tilbud og de åpne henvendelsene under Henvendelser. Finnes ikke det du leter etter, lager du det herfra under Ingen treff.: i prosjektsøket tar Nytt prosjekt deg til kunden først — den samme kundevelgeren som et nytt tilbud bruker — og så navnet, før du trykker Opprett; i tilbudssøket starter Nytt tilbud det vanlige nytt-tilbud-forløpet. Kobler du til et tilbud eller en henvendelse som ennå ikke har et prosjekt, merkes det Nytt på kortet — «fra tilbud #12», «fra henvendelsen» — og prosjektet opprettes når du lagrer avtalen, med tilbudet i seg eller med henvendelsen koblet til. Vil du gi det et annet navn enn forslaget, trykker du Endre navnet.
- Når — sett Første dag og Siste dag. Velg Del av dagen — Hel dag, Formiddag eller Ettermiddag — eller slå på Klokkeslett for å sette Starttid og Sluttid.
- Hvem — huk av personene som skal på jobben; en huket person får en hake i merket sitt. Er noen ledige, står det ledig ved navnet.
- Henger avtalen på et prosjekt eller tilbud med kunde, kan du slå på Kunden har bekreftet med én gang. Legg gjerne ved et notat med Legg til notat — «ta med stillaset» — og trykk Lagre.
Du kan også gjøre det uten kortet: dra over tiden du vil planlegge rett i rutenettet, eller trykk for én time. Assistenten planlegger også for deg — be den om å «sette Ola på Storgata torsdag og fredag», så legger den fram forslaget til godkjenning.
Avsatt eller bekreftet
En jobb på et prosjekt eller tilbud med kunde starter som Avsatt — du har holdt av tiden, men venter fortsatt på kundens ja, og den vises stiplet i kalenderen. Vet du at kunden er med, slår du på Kunden har bekreftet i kortet — eller du bekrefter jobben rett fra den (se under) — så står jobben som Bekreftet og en fast avtale.
Se, endre eller flytt en jobb
Trykk en blokk i kalenderen, så åpner et kort som viser jobben. Henger den på et prosjekt, står prosjektet som et kort øverst — slik det også gjør i redigeringen: prosjektnummeret, en Åpne prosjektet-lenke, navnet, og når det finnes, tilbudene og henvendelsene prosjektet kom fra, hver henvendelse med sin egen status. Under står det prosjektet vet, hentet rett fra prosjektet: kunden, hvem du skal ringe og hvor jobben er. Hver verdi er noe du kan trykke — kundenavnet åpner kundekortet, telefonikonet ringer, og adressen åpner kartet (anleggsadressen eller kundens, alt etter hva som er fylt ut); telefonnummeret og adressen har en kopiknapp ved siden av. Dette redigeres på prosjektet, aldri herfra. Nederst på prosjektkortet ligger Før timer og Fakturer — begge legger et utkast i assistentens felt som du fullfører og sender selv; ingenting sendes på trykket.
Under overskriften Avtalen kommer selve avtalen: tittel og tid, hvem som er på, statusen og adressen for akkurat dette besøket. Hodet øverst blir stående mens resten ruller. Er du planlegger og jobben fortsatt er Avsatt, ligger Bekreft øverst, til venstre for blyanten — ett trykk bekrefter jobben i én omgang, det samme som bryteren inne i kortet. Linja ved siden av sier om noen av de andre på jobben får varsel, så du vet det før du trykker. Går det galt, sier «Avtalen er fortsatt avsatt – prøv igjen» fra, og du kan prøve på nytt. En jobb som alt er bekreftet, viser i stedet statusen sin på samme plass.
Vil du rette jobben, bruker du blyanten (Endre) — da åpner Endre avtalen, ferdig utfylt — eller du åpner Flere handlinger for å Flytte jobben eller Fjerne den (trykk én gang til for å bekrefte). Er du ikke planlegger, leser du bare kortet; ditt eget fravær kan du alltid fjerne selv.
Velger du Flytt, løftes jobben ut og legger seg i verktøylinja øverst. Trykk den nye plassen i kalenderen — eller dra jobben dit — så kommer en kort Bekreft flytting som viser Fra og Til og hvem som får beskjed. Ingenting lagres før du trykker Flytt.
Meld fravær
Skal du bort — syk, ferie, en dag fri — trykker du Meld fravær i menyen (eller velger Fravær i kortet) og velger dagene. Kalenderen vet da bare at du er utilgjengelig; ingen årsak lagres eller vises til noen. Angrer du, åpner du dagen, trykker fraværet og velger Fjern fraværet under Flere handlinger. Alle kan melde sitt eget fravær; planlagt arbeid er det bare en planlegger som endrer.
Beskjed når planen endres
Du trenger ikke stå og følge med på kalenderen selv. Blir du satt opp på en jobb, flyttet, bekreftet eller tatt av den, får du en pushvarsling på telefonen — trykker du på den, åpner kalenderen på riktig uke og dag. Planleggeren som gjorde endringen, får ingen beskjed om sitt eget arbeid. Melder noen på laget fravær, endrer eller avlyser det, går det en beskjed til planleggerne, slik at de kan planlegge rundt det.
Vil du styre dette, finner du de to bryterne under varsler i gruppa Kalender: Planen din endres og Noen på laget melder fravær. Begge er på fra start.
Hvem ser og planlegger
Hva du får gjøre i kalenderen følger rollen din: en Ansatt ser sin egen uke og kan melde eget fravær, mens Bas, Kontor og eieren ser hele laget og planlegger for det. Vil du styre hvem som kan hva, se teamet, roller og tilgang.
Kalenderen henter jobbene fra prosjektene dine — så alt begynner med et tilbud på befaring. Er du ikke i gang ennå, start med kom i gang.