Kalender og planlegging

Når laget vokser, holder det ikke lenger å ha uka i hodet. Kalenderen i Tredco viser hvem som jobber på hvilket prosjekt når, hvem som er ledig, og hvor mye laget har å gå på. Du åpner den fra assistenten — si «vis kalenderen» eller «hva skjer neste uke?» — eller går rett til kalenderen i appen.

Datoene er vanlige kalenderdager i firmaets uke, med mandag først. En ledig dag måles i dagsverk — ett dagsverk er én person en hel arbeidsdag (7,5 timer).

Din egen uke

Åpner du kalenderen som håndverker, ser du din egen uke: dine dager, avtalene dine time for time, og kollegene som er satt på de samme jobbene som deg. Kolleger dukker bare opp på jobber dere deler — resten av det andre driver med, er ikke din sak.

Øverst styrer du kalenderen: Visninger og kalendere (☰-knappen til venstre) åpner listen med visninger, månedsknappen midt på lar deg hoppe til en dato, pilene blar én periode av gangen, og I dag tar deg tilbake til inneværende dag. På telefonen kan du også dra fingeren sidelengs over dagsraden i rutenettet — mot venstre for neste periode, mot høyre for forrige.

Velg visning

Trykk ☰ og velg hvordan tida vises: Plan er en enkel liste over alt som er planlagt de neste fire ukene, Dag zoomer inn på én dag, 3 dager viser tre dager ved siden av hverandre, Uke hele uka, og Måned gir deg månedsrutenettet. Telefonen åpner på 3 dager så jobbnavnene får plass; en bred skjerm åpner på Uke. Ber du assistenten planlegge en jobb, åpner den kalenderen i den visningen som passer jobben best.

Hver sin farge

Hver på laget har sin egen farge, og alle jobbene til den personen vises i den fargen — enten du ser din egen uke eller hele laget. Initialene står først på blokka, så du ser hvem jobben er på selv i de tette telefonkolonnene. Fargen kommer automatisk fra første dag, men du kan velge den selv: åpne den ansattes kort i innstillingene, finn Farge i kalenderen og trykk en fargeprikk — eller Automatisk for å la Tredco velge. Fargen sier hvem jobben er på, ikke hva slags jobb det er.

Laget — planleggerens oversikt

Har du ansvar for å fordele arbeidet, ligger Laget i menyen under For planleggere. Den gir deg hele laget på én skjerm: én rad per person, én kolonne per dag. Nederst står dagsverk per dag — hvor mange dagsverk som er ledige mot hvor mange laget har totalt. Da ser du med én gang hvem som har luft, og hvilke dager som er fulle.

Under rutenettet står tegnforklaringen for statusene — her er det mønsteret som teller, ikke fargen: en hel flate er Bekreftet, skravert er Avsatt – avventer kunde, og stripet er Utilgjengelig – uten årsak. Trenger du helga med, slår du på Vis helg. Vil du styre hvem sine kalendere som vises, bruker du Vis kalendere i menyen — huk av folk én og én, eller ta Vis alle eller Bare meg.

Legg inn en jobb

Skal du sette noen på en jobb, trykker du + Ny øverst (på telefonen den runde knappen nede til høyre). Da åpner kortet Ny avtale, der du bygger avtalen ovenfra og ned:

Du kan også gjøre det uten kortet: dra over tiden du vil planlegge rett i rutenettet, eller trykk for én time. Assistenten planlegger også for deg — be den om å «sette Ola på Storgata torsdag og fredag», så legger den fram forslaget til godkjenning.

Avsatt eller bekreftet

En jobb på et prosjekt med kunde starter som Avsatt — du har holdt av tiden, men venter fortsatt på kundens ja, og den vises stiplet i kalenderen. Vet du at kunden er med, slår du på Kunden har bekreftet i kortet, så står jobben som Bekreftet og en fast avtale.

Se, endre eller flytt en jobb

Trykk en blokk i kalenderen, så åpner et kort som viser jobben: tittel og tid øverst, så hvem som er på, hvor det er, notatet og statusen. Er du planlegger, retter du jobben med blyanten (Endre) — da åpner Endre avtalen, ferdig utfylt — eller du åpner Flere handlinger for å Flytte jobben, sette Kunden har bekreftet, eller Fjerne den (trykk én gang til for å bekrefte). Er du ikke planlegger, leser du bare kortet; ditt eget fravær kan du alltid fjerne selv.

Velger du Flytt, løftes jobben ut og legger seg i verktøylinja øverst. Trykk den nye plassen i kalenderen — eller dra jobben dit — så kommer en kort Bekreft flytting som viser Fra og Til og hvem som får beskjed. Ingenting lagres før du trykker Flytt.

Meld fravær

Skal du bort — syk, ferie, en dag fri — trykker du Meld fravær i menyen (eller velger Fravær i kortet) og velger dagene. Kalenderen vet da bare at du er utilgjengelig; ingen årsak lagres eller vises til noen. Angrer du, åpner du dagen, trykker fraværet og velger Fjern fraværet under Flere handlinger. Alle kan melde sitt eget fravær; planlagt arbeid er det bare en planlegger som endrer.

Beskjed når planen endres

Du trenger ikke stå og følge med på kalenderen selv. Blir du satt opp på en jobb, flyttet, bekreftet eller tatt av den, får du en pushvarsling på telefonen — trykker du på den, åpner kalenderen på riktig uke og dag. Planleggeren som gjorde endringen, får ingen beskjed om sitt eget arbeid. Melder noen på laget fravær, endrer eller avlyser det, går det en beskjed til planleggerne, slik at de kan planlegge rundt det.

Vil du styre dette, finner du de to bryterne under varsler i gruppa Kalender: Planen din endres og Noen på laget melder fravær. Begge er på fra start.

Hvem ser og planlegger

Hva du får gjøre i kalenderen følger rollen din: en Ansatt ser sin egen uke og kan melde eget fravær, mens Bas, Kontor og eieren ser hele laget og planlegger for det. Vil du styre hvem som kan hva, se teamet, roller og tilgang.

Kalenderen henter jobbene fra prosjektene dine — så alt begynner med et tilbud på befaring. Er du ikke i gang ennå, start med kom i gang.