Jobbrapporter
Et tilbud sier hva en jobb skal koste. En jobbrapport sier hva du faktisk gjorde — etterpå, til kunden. Du bygger rapporten post for post: hva som ble utført, hvor mye, hvilke produkter du brukte, og bilder fra stedet. Sjekkpunkter viser at kontrollene er gjort. Til slutt lager du en ren PDF eller Word-fil du kan sende.
En rapport har aldri priser. Den handler om arbeidet, ikke om pengene — så du kan sende den til kunden uten å vise hva noe kostet deg.
Finn Jobbrapporter
Jobbrapporter er en egen visning. Du finner den blant visningene dine — står den ikke som favoritt, åpner du Alle visninger og henter Jobbrapporter under Rapporter. Eller bare si det til assistenten: «Lag en jobbrapport for Hansen på badet». Den finner frem, og kan fylle ut postene for deg mens du forteller.
Modulen har tre faner:
Rapporter — rapportene firmaet har laget, den du jobbet med sist øverst. Søk på navn eller kunde når det blir mange.
Maler — ferdige poster du bruker om igjen, med sine sjekkpunkter og produkter.
Sjekkpunkter — biblioteket av kontroller du henter inn i en post.
Lag en rapport
Trykk Rapport øverst til høyre. Du får to veier inn:
- Velg Tom rapport for å starte på nytt. Du plukker kunden i den vanlige kundevelgeren — samme liste og Ny kunde som ellers — og rapporten lages med en gang.
- Eller velg Fra tilbud: finn tilbudet, hak av linjene som skal bli poster, og trykk Lag rapport. Tittel og beskrivelse kopieres over. Pris, rabatt, forbehold og mengde blir igjen, og tilbudet selv røres ikke.
Rapporten åpner seg med en gang, klar til å fylles ut.
Fyll ut rapporten
Inne i rapporten jobber du i fire faner: Rediger, Tilpass, Forhåndsvisning og Dialog. En rapport du åpner igjen, kommer opp på Forhåndsvisning så du ser den ferdige rapporten med en gang; en fersk, tom rapport åpner på Rediger, klar til å fylles ut. Øverst gir du rapporten et navn, og en liten stripe viser rapportdato, arbeidssted og hvor langt sjekkpunktene er kommet.
På Rediger bygger du innholdet:
- Skriv en kort Beskrivelse av hva jobben gjaldt — den står først i rapporten.
- Legg til poster: Ny post for en tom, eller Fra mal for å hente en ferdig. Hver post har en tittel, en beskrivelse og eventuelt en mengde med enhet.
- På en post legger du Produkter du brukte — hentet fra Faktura, fra Katalog (produktdatabasen), eller Skriv inn for hånd.
- Legg bilder og video på posten rett fra stedet, så kunden ser hva som ble gjort.
- Avslutt med Avsluttende merknader — konklusjon, forbehold eller råd videre.
Vil du ta vare på en post til neste gang, trykk Lagre som mal på den — da havner den i Maler.
Sjekkpunkter
Et sjekkpunkt er en kontroll du vil vise at er gjort: «Tetthet kontrollert», «Jordfeilbryter testet». Du legger det på en post og velger et svar — standard er OK, Avvik og Ikke aktuelt, men du kan skrive dine egne.
Du trenger ikke krysse av at et punkt er ferdig. Et sjekkpunkt fullføres av det du fyller ut, og et lite stempel viser hvor det står: Ikke besvart til du har svart, Mangler kommentar eller Mangler bilde eller video når svaret ber om mer, og Fullført når alt er på plass. Ved siden står svaret du valgte. Et ferdig punkt blir stående — et «Avvik» du har fullført, blekner ikke bort.
Noen svar skal begrunnes. Står det Krever kommentar på et svar, får du et kommentarfelt når du velger det, og punktet er ikke fullført før du har skrevet noe. Du kan alltid legge til en frivillig Kommentar på et svar, selv når den ikke er påkrevd.
Krever kontrollen et bilde, slår du på Krever bilde eller video på sjekkpunktet. Da må hvert svar ha et bilde eller en video — også «Ikke aktuelt». Stripen øverst teller hvor mange av sjekkpunktene som er ferdige, så du ser med en gang om noe gjenstår.
Tilpass hva som vises
På Tilpass bestemmer du hva rapporten skal vise: forsidebilde, rapportdato og arbeidssted, kundens opplysninger, ditt eget firma med logo og sertifiseringer, og per post om beskrivelse, mengde, bilder, video, sjekkpunkter og produkter skal med. Alt du skrur av eller på, ser du med en gang i forhåndsvisningen.
Se rapporten, lag PDF og Word
Forhåndsvisning viser rapporten slik den blir. Øverst velger du oppsett — sju å velge mellom, de samme som på tilbudet, fra Med forside til Praktisk.
Når den sitter som den skal:
- Generer PDF lager filen; knappen blir Vis PDF så du kan åpne den. Endrer du rapporten etterpå, lager du en ny.
- Last ned Word gir deg en redigerbar fil som følger oppsettet Praktisk. Endringer i Word-filen går ikke tilbake til rapporten.
Snakk med kunden
Dialog er den samme dialogen du kjenner fra tilbud og henvendelser. Her skriver du til kunden og ser svarene som kommer inn. Trenger du hjelp til teksten, gir Lag utkast deg et forslag i svarboksen fra assistenten — du leser gjennom og sender selv. Ingenting sendes automatisk herfra.
Maler og sjekkpunkter du bruker om igjen
De to bibliotekene sparer deg tid på neste rapport:
- Maler er ferdige poster med sine sjekkpunkter og produkter. Du henter dem inn med Fra mal, og de kopieres inn i rapporten. Endrer du en mal senere, gjelder det bare poster som legges til etterpå — rapporter som allerede har posten, beholder sin kopi.
- Sjekkpunkter er kontrollene dine, ett og ett. De kopieres inn i posten når du legger dem til, så en rapport står på egne ben selv om du siden endrer biblioteket.
Hvem kan lage rapporter
Hele laget kan lage og fylle ut jobbrapporter — både Kontor, Bas og Ansatt. En regnskapsfører kan lage og lese dem, en med rollen Leser kan bare lese. Mer om roller står i Teamet, roller og tilgang.
Rapporten bygger videre på jobben du allerede har gjort i Tredco: starter du Fra tilbud, henter du postene rett fra tilbudet, og bildene du tok underveis, ligger klare fra timeføring og dokumentasjon.