Tilbud på befaring

Det beste tidspunktet å skrive tilbudet på er rett etter befaringen, mens du husker alt. Problemet er at du sitter i bilen. Tredco løser det med tale.

Fra stemme til tilbud

Du snakker inn det du så:

«Møtte Hansen i dag — bad, åtti timer pluss fliser og rør.»

Agenten skriver tilbudet: arbeidslinjer med timer og timepris, materiell, og MVA regnet riktig. Du får et ferdig dokument med kundens navn og adresse, tilbudsnummer og sum til betaling — klart til gjennomsyn.

Du ser over før noe sendes

Tilbudet er et forslag til deg, ikke en melding til kunden. Du justerer linjer og priser om du vil, og sender når du er fornøyd — som PDF og e-post med ett klikk. Ingenting går ut av huset uten at du har sagt god for det.

Slik bygges summen opp

Nederst på tilbudet ligger summen. Sammenslått viser den Totalt med eks. mva under — trykk på den for å folde ut hele regnestykket:

• Nettobeløp — timer og materiell lagt sammen, antall ganger pris, før rabatt.
• Rabatten trekkes fra som et eget beløp. Har du gitt rabatt både på en enkelt linje og på tilbudet som helhet, deles den i Rabatt på poster og Rabatt på tilbud, så du ser hvor kuttet ligger. Er det bare én slags rabatt, står den som én Rabatt-linje.
• Total ekskl. mva, MVA og Totalt inkl. mva til slutt. Er du ikke mva-registrert, faller mva-linjene bort og du ser bare Totalt.

En rabatt du legger på en enkelt linje — for eksempel fem prosent av rørjobben — teller med i oppstillingen på lik linje med en rabatt på hele tilbudet, ikke gjemt inne i nettobeløpet. Kunden ser den samme oppdelingen på PDF-en, så tallene på skjermen og i tilbudet stemmer overens.

Opsjonsposter — priset, men utenfor summen

Noen ganger vil du prise noe kunden kan velge å ta med, uten å regne det inn i tilbudet: en ekstra oppgradering, en opsjon på mer arbeid. Det er en opsjonspost. Den har full pris på tilbudet og PDF-en, men holdes utenfor sum, MVA, total, betalingsplan og faktura.

Du legger den til som en vanlig linje i linjeredigereren og trykker Gjør til opsjonspost under linjens total. Da står stempelet Opsjonspost i totalen, og knappen blir Ta med i summen. Ombestemmer du deg, trykker du den, så faller linjen tilbake i regnestykket.

Opsjonspostene samler seg for seg under de prisede linjene, under Opsjonsposter, og nummereres videre fra dem. Merket ⓘ ved overskriften forklarer hva de er. Summen nederst teller dem fra hverandre — «én opsjonspost» eller antallet — så du ser at de ikke er med i totalen.

Kunden ser dem i en egen bolk etter summen og betalingsplanen på PDF-en, hver på sitt eget kort med pris inkludert mva — også når du ellers har skjult prisene på linjene. Over står det at de ikke er med i totalen: «Ikke med i totalen. Si fra til firmaet ditt om du vil ha den med.» Godkjenner kunden tilbudet, gjelder det slik det står, uten opsjonspostene — vil hun ha noen av dem, sier hun fra.

Se tilbudet slik kunden får det

Det åpne tilbudet er delt i fire faner øverst:

• Tilbud — linjene, timene og prisene.
• Tilpass — innstillinger som rabatt, betalingsplan og vedlegg.
• Forhåndsvisning — selve dokumentet, slik kunden får det.
• Send — mottakere og utsending.

Toppen og kunderaden ruller bort når du blar, mens summen og fanene blir stående — så du mister aldri oversikten, og et bytte mellom faner holder deg på samme sted.

Under Forhåndsvisning ser du hele tilbudet som ferdig dokument. Trykk Generer PDF for å lage filen; knappen går fra Lager PDF … til Vis PDF når den er klar. Sidene legger seg etter bredden du har, og du kan gå tett på med Zoom inn og Zoom ut eller gå tilbake til Tilpass til bredden for å se hele siden. På telefonen betyr det at du kan lese finskriften selv før du sender — ikke bare stole på at den ble riktig.

Er tilbudet langt — mange poster eller en fyldig jobbeskrivelse — legger dokumentet seg over flere sider. Øverst på hver side står sidetallet, Side 2 av 5, så kunden ser hvor mye som gjenstår. Fortsetter postene på en ny side, gjentas overskriften Poster med Nr over nummerkolonnen, så kolonnene følger med; en notatblokk som strekker seg videre, gjentas under Notater. En lang beskrivelse flyter videre side for side i stedet for å bli klippet, og avsnittsoverskriftene gjentas uten tilleggstekst — sidetallet sier resten. Slik ser et tilbud over flere sider ryddig ut hos kunden, ikke som løse ark.

Velg hvordan tilbudet ser ut

I Forhåndsvisning ligger Oppsett i en egen rad over dokumentet. Sammenslått viser knappen oppsettet tilbudet har nå — for eksempel «Oppsett Med forside» — og pilen sier at det er mer. Trykk på den for å folde ut valgene; de legger seg på et eget felt under knappen, så sidene får være i fred mens du ikke bytter. Innholdet er det samme i alle; det er formen som skifter, så du finner den som kler firmaet og jobben:

• Med forside — dagens dokument, forside med bilde.
• Kompakt — én tabell, få sider.
• Minimal — bare tekst, ingen fargeflater.
• Brev — passer i vinduskonvolutt.
• Oversikt først — pris og datoer på side 1.
• Sidefelt — fargefelt langs kanten.
• Praktisk — nummererte deler, svart og grått.

Nye tilbud starter med firmaets oppsett. I det samme utfelte feltet står firmaets valg nederst: har tilbudet firmaets oppsett, står stjernestempelet Standard for nye tilbud; ellers trykker du Bruk som standard for å gjøre dagens oppsett til det faste (det krever at du styrer firmainnstillingene). Merket ⓘ Om standardoppsettet forklarer hva det betyr. Du kan også sette det under Innstillinger › Tilbudsoppsett › PDF-oppsett for nye tilbud. Tilbud du alt har laget, beholder sitt — et bytte her gjelder bare nye. Du kommer til oppsettet fra Tilpass og Send også; begge hopper til Forhåndsvisning.

Last ned tilbudet som Word-fil

Ved siden av Generer PDF i Forhåndsvisning ligger Last ned Word. Den lager tilbudet som en .docx-fil du kan redigere — all tekst og alle tabeller kan endres, så du kan tilpasse ordlyden i et eget verktøy om du trenger det. Filen følger alltid oppsettet Praktisk, uansett hvilket oppsett PDF-en har. Tallene er dem du har i tilbudet idet du laster ned: summene regnes ikke om i Word, og det du endrer i filen går ikke tilbake til tilbudet. Logoen og bildene på linjene blir ikke med som bilder — bilder og video ligger som lenker under sin linje. På telefonen åpnes filen i nettleseren, slik PDF-en gjør.

Skriv en beskrivelse øverst i tilbudet

På Tilbud-fanen, over linjene, kan du legge en beskrivelse. Den står i tilbudet før postene — et par setninger om jobben, så kunden skjønner hva tilbudet gjelder før hun ser tallene.

Er feltet tomt, trykker du Legg til beskrivelse. Merket ⓘ ved knappen sier hvor teksten havner: «Står i tilbudet før postene.» Du skriver rett i feltet, som vokser med teksten, og beskrivelsen lagrer seg selv når du går videre — trykk Ferdig, bytt fane, eller trykk Esc. Går lagringen galt, blir teksten stående og det står Ikke lagret; trykk Ferdig for å prøve på nytt. Ingenting er tapt.

Når beskrivelsen er skrevet, viser tilbudet de tre første linjene. Trykk Vis hele for å lese resten og Vis mindre for å folde den sammen igjen, og blyanten Rediger beskrivelse for å skrive om.

Trenger du hjelp med ordene, sitter det en Skrivehjelp i hjørnet av feltet. Den åpner en liten Finpusse-rute som jobber med teksten du har: Rettskriv retter skrivefeil, Klargjør gjør den tydeligere, Formalisere strammer tonen, og Struktur rydder den opp. Du kan også skrive din egen instruks. Forslaget kommer opp ved siden av teksten din; trykk Akseptere, så settes det inn og lagres som beskrivelsen.

Følg opp til kunden svarer

Et sendt tilbud er sjelden ferdig — kunden trenger en påminnelse, eller svarer med et spørsmål. Tilbudslista holder styr på hvem sin tur det er, i to faner:

• Sendt — tilbud som venter på svar fra kunden. Her trykker du Følg opp når det har gått noen dager.
• Innboks — kunder som har svart og venter på deg. Her trykker du Svar kunden.

Fanen Alle viser begge. På hver rad står ventetiden — Venter på svar med antall dager — så du ser hva som har ligget lengst.

Svarer kunden, samles hele samtalen under Korrespondanse på tilbudet. Du skriver svaret rett i feltet, eller lar agenten gjøre grovarbeidet: trykk Lag utkast, så leser den svaret og legger et forslag i svarfeltet — du ser over og trykker Send svar. Du ser også når kunden har Åpnet tilbudet, så du vet om det er lest før du purrer.

Fra godkjent tilbud til prosjekt

Når kunden godkjenner, følger agenten opp: den foreslår å opprette prosjektet og sette opp timeføring, slik at alt som skjer videre — timer, bilder, kvitteringer, dagbok — lander på riktig jobb fra dag én.

Maler og kundekartotek gjør neste tilbud enda raskere: agenten kjenner prisene og formuleringene dine fra før.

Neste steg i løpet: timer, dagbok og dokumentasjon.